Jak tłumaczyć dokumenty księgowe?

Published on

Jak należy tłumaczyć dokumenty księgowe? Czym są dokumenty księgowe? Czy dokumenty księgowe należy tłumaczyć? Czy fakturę lub rozliczenie podatkowe można przetłumaczyć samemu? Czy biura tłumaczeń zajmują się tłumaczeniem dokumentów księgowych?

Jeśli nigdy nie byłeś w sytuacji , kiedy byłeś zmuszony do tłumaczenia dokumentów księgowych a chciałbyś się czegoś dowiedzieć na temat, to dobrze trafiłeś.

 Dokumenty księgowe – czym są?

Do głównych dokumentów księgowych można zaliczyć:

  • sprawozdania finansowe,
  • księgi rachunkowe,
  • faktury,
  • ewidencje podatku VAT,
  • i wiele innych.

 

Zazwyczaj to właśnie sprawozdanie finansowe stanowi najważniejszy dokument w firmach, które prowadzą pełną rachunkowość. To właśnie ono zawiera najważniejsze informacje na temat sytuacji majątkowo-finansowej w danej jednostce.

Oprócz sprawozdania finansowego oraz ksiąg rachunkowych, podstawowymi dokumentami księgowymi są różnego rodzaju ewidencje księgowe oraz podatkowe. Możemy do nich zaliczyć:

  • ewidencje podatku VAT,
  • ewidencje przychodów,
  • ewidencje środków trwałych,
  • ewidencję wartości niematerialnych i prawnych.

Ze względu na dużą ilość i różnorodność dokumentów księgowych dokonuje się ich klasyfikacji.

Najczęściej stosuje się podział ze względu na jednostkę wystawiającą takie dokumenty np.:

  • dokumenty zewnętrzne obce – np. faktura VAT zakupu czy rachunek,
  • dokumenty zewnętrzne własne – np. faktura VAT sprzedaży, protokoły reklamacyjne sprzedaży, rachunek,
  • dowody wewnętrzne – np. raport kasowy, lista płac, wyciąg bankowy.

 

Dokumenty księgowe należy starannie przechowywać w zorganizowanych archiwach. Ich zestawienia powinny zostać ułożone w porządku i kolejności dostosowanej do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Sposób przechowywania powinien zapewniać łatwe odszukanie konkretnego dokumentu.

Należy również zapoznać się z odpowiednimi okresami przechowywania takich dokumentów, które mogą być rożne dla dokumentów.

Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dokumenty księgowe dotyczą. Niektóre dokumenty dotyczące wieloletnich inwestycji, należy przechowywać również po upływie wyznaczonych terminów. W większości przypadków dokumenty księgowe przechowuje się przez okres pięciu lat.

 

Tłumaczenie dokumentów księgowych – co mówią przepisy?

 

Obecnie, w czasach otwartych granic, chętnie podróżujemy, oraz nawiązujemy coraz więcej międzynarodowych kontaktów. Często podejmujemy wspólne interesy z zagranicznymi kontrahentami. Nabywamy towary i usługi od zagranicznych przedsiębiorców, za co otrzymujemy faktury w języku obcym.

To stawia jednak przed nami wyzwania i obowiązki. Z takim kontrahentem musimy przecież w jakiś sposób się porozumieć i rozliczyć. A ponadto, powinniśmy się zastanowić, czy istnieje obowiązek tłumaczenia dokumentów księgowych i komu ewentualnie zlecić przekład umów, faktur itp.

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wskazuje, że powinna być ona prowadzona na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów, w języku polskim i w walucie polskiej, w sposób staranny, czytelny, a także trwały. Czyli dokumenty księgowe powinny być sporządzone w języku polskim, a ich treść musi być pełna i zrozumiała dla przedsiębiorcy.

Wyjątek od reguły stanowi zapis w ordynacji podatkowej i art. 287 § 1 pkt 2, który mówi o tym, że w razie kontroli skarbowej lub podatkowej, na żądanie osoby kontrolującej, należy przedstawić odpowiedni przekład kontrolowanych dokumentów.

 

Czy tłumaczenie dokumentów księgowych jest konieczne?

 

Jak wynika z rozporządzenia, tłumaczenie dokumentów dla polskich celów rozliczeniowych nie jest wymagane i nie grozi też za nieposiadanie takiego tłumaczenia żadna kara.

Gdy osoba odpowiedzialna za prowadzenie księgowości rozumie treść dokumentów, nie musi zlecać ich tłumaczenia profesjonalnym tłumaczom.

Dla naszego własnego komfortu, powinniśmy przygotować tłumaczenie niektórych dokumentów wcześniej, w szczególności gdy nasze interesy prowadzimy z takimi krajami jak Chiny, Japonia czy Rosja. Ze względu na zapis takich dokumentów, lepiej będzie kiedy w posiadaniu będziemy mieć ich tłumaczenia.

 

Komu zlecić tłumaczenie dokumentacji księgowej?

 

Tłumaczenia księgowe i finansowe należą do grupy tłumaczeń specjalistycznych. Dlatego należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści sporządzonej w języku obcym i zlecić je profesjonaliście.

Tłumaczenia specjalistyczne zawsze są wykonywane przez specjalistę z danej dziedziny. Każdy tłumacz – specjalista ma swoją wąską specjalizację i wykonuje tłumaczenia w konkretnym ich obszarze.

Do tłumaczeń specjalistycznych branży finansowo – ekonomicznej można zaliczyć:

  • bilanse roczne, półroczne czy kwartalne,
  • rachunki strat i zysków,
  • opinie biegłych rewidentów,
  • biznes plany,
  • dokumenty podatkowe,
  • analizy SWOT.

 

Język i terminologia używana w księgowości oraz przepisy sporządzania takich dokumentów różnią się w zależności od kraju pochodzenia dokumentu. Tłumaczenia tego typu wymagają wyspecjalizowanych tłumaczy, posiadających wiedzę w tej dziedzinie.

Profesjonalny tłumacz – specjalista, czy to zwykły czy tłumacz przysięgły, doskonale wie o istniejących różnicach i specyficznych wytycznych dotyczących między innymi: formatowania, numerowania czy innych warunków, które musi spełnić określony dokument.

Dodatkowo, taki tłumacz musi posiadać odpowiednie kompetencje w celu rozpoznania jakiego rodzaju dokument będzie tłumaczył aby móc użyć prawidłowego nazewnictwa.

Tłumacz – ekspert powinien na bieżąco śledzić zmiany, jakie zachodzą w przepisach. Przepisy te są niezwykle restrykcyjne, dlatego przekład dokumentów księgowych jakiego podejmuje się tłumacz, musi zostać dopracowany szczegółowo pod względem merytorycznym, w zgodzie z regulacjami prawnymi.

Tłumaczenia dokumentów księgowych najczęściej zlecane są przez firmy i przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą. Na zlecenie tłumaczenia, firmy, raczej wybierają biura tłumaczeń z zewnątrz, które są w stanie zapewnić im wybór specjalistów władających nawet najbardziej egzotycznymi językami świata.

W przypadku konieczności tłumaczenia dokumentów na żądanie organu kontrolującego, niezbędne jest także skorzystanie z usług tłumacza przysięgłego. W biurze tłumaczeń obie opcje są dostępne “od ręki”.

Wymóg tłumaczenia uwierzytelnionego dla dokumentów poddawanych kontroli to wymóg wspomnianej już ordynacji podatkowe, który mówi, że: „ przedsiębiorca w razie kontroli powinien: przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli”.

Kontrola dowodów księgowych prowadzona jest przez głównego księgowego lub upoważnione przez niego osoby. Potwierdzeniem przeprowadzenia kontroli jest podpis osoby odpowiedzialnej.

Zadaniem kontroli jest zadbanie o wyczerpujący opis operacji gospodarczej oraz niedopuszczenie do zaksięgowania dokumentu posiadającego wady formalne i rachunkowe.

Niejednokrotnie tłumaczenia takich dokumentów potrzebują także “zwykli obywatele” – osoby fizyczne – np. przy ubieganiu się o kredyt w Polsce, należy przedstawić tłumaczenie przysięgłe wyciągu z konta jako udokumentowanie stałych dochodów w trakcie pracy za granicą.

 

Jakie są koszty tłumaczenia dokumentacji księgowej?

 

Cena tłumaczenia dokumentów uzależniona będzie między innymi od rodzaju takiego tłumaczenia, języka z którego tłumaczony jest dokument oraz terminu, w którym powinno się wykonać tłumaczenie.

Korzystając z usług tłumacza czy biura tłumaczeń, przedsiębiorca ponosi wydatek. Taki wydatek można zaksięgować w kosztach uzyskania przychodu.

Zaliczenie wydatku do kosztów powinno być oczywiście udokumentowane fakturą otrzymaną od tłumacza lub biura, które dokonało przekładu. Rachunek potwierdzający tłumaczenie może również wystawić tłumacz przysięgły, nieprowadzący działalności gospodarczej.

W razie nakazu dostarczenia tłumaczenia dokumentów księgowych na polecenie odpowiedniego organu, ordynacja podatkowa wskazuje, że tłumaczenie przedsiębiorca jest obowiązany wykonać na koszt własny zgodnie z art. 189 § 3.

 

Kiedy i jak tłumaczyć dokumenty księgowe?

 

W zasadzie dokumenty księgowe można przetłumaczyć dopiero wtedy, kiedy zażądają tego urzędnicy. Zazwyczaj ma to miejsce podczas kontroli podatkowej lub skarbowej.

Można również wcześniej, dla świętego spokoju, każdy dokument dla zagranicznego klienta, sporządzić w dwóch językach – zarówno polskim jak i obcym.

Jeżeli zdecydujesz się na wykonanie tłumaczenia sporządzonej w języku obcym dokumentacji lub tłumaczenia księgowe polskich dokumentów na język obcy, to najlepiej to zlecić profesjonaliście. Jeśli tłumaczenie jest Ci potrzebne jedynie do celów własnych i nie musisz go przedstawiać w żadnym urzędzie, to tłumaczenie możesz wykonać osobiście.

 

Jeśli Twój język obcy jest na doskonałym poziomie a rachunkowość to Twój konik, to nie ma do tego przeszkód. Jednakże, w razie powstałych błędów księgowych wskutek złego zinterpretowania tekstu źródłowego, będzie odpowiadał przedsiębiorca czyli Ty sam.

 

Warto dowiedzieć się również:

Biuro tłumaczeń zdradza: dlaczego nie należy zlecać tłumaczenia na ostatnią chwilę?

Tłumaczenie a prawo autorskie